Pour simplifier la gestion d’un projet, tout Chef de projet est à la recherche d’un outil efficace. La méthode Kanban fait partie des outils qui ont convaincu beaucoup d’entreprise. Favoriser la communication, stimuler la collaboration et optimiser la productivité, ce sont les objectifs de chaque entreprise pendant la réalisation d’un projet. Découvrir la méthode Kanban et en faire son outil de gestion de projet sont accessibles en suivant cet article.
Définition de la méthode Kanban
La méthode Kanban est une approche dont l’origine vient de Japon. Le mot « Kanban » se traduit comme suit : « Kan » qui signifie « visuel » et « ban » se traduisant par « carte ou étiquette ». Ainsi, la méthode Kanban est un outil visuel issu de l’approche Lean. C’est donc une méthode qui préconise l’amélioration constante pour assurer un flux régulier.
Il s’agit d’un dispositif permettant de suivre les tâches sans aucun décalage en temps, de classer les priorités, de promouvoir la participation de tous les membres d’une équipe dans un projet. La méthode Kanban s’appuie surtout sur la répartition des volumes de travail selon la compétence et la disponibilité de chacun.
Les principes de la méthode Kanban
La méthode Kanban a été élaborée en se reposant sur quelques principes dont les plus évidents consistent à :
- Entamer le projet avec des tâches maîtrisées par les membres de l’équipe. Il faut alors commencer par les missions plus accessibles et moins ardues. La méthode Kanban peut alors être intégrée dans le processus d’une mission en cours
- Accepter les changements progressifs. La méthode Kanban, grâce à sa structure simple, permet d’amortir les heurts que pourraient provoquer des changements en introduisant des modifications moins brusques et plutôt légères dans le système
- Maintenir la démarche en cours, les rôles ainsi que les responsabilités. La particularité de la méthode Kanban réside dans le respect du processus en vigueur. Il faut éviter les changements trop subits ni les grandes modifications dans la manière de fonctionner
- Favoriser le leadership pour tous les niveaux. La méthode Kanban préconise un état d’esprit de leadership, qu’importe la place qu’occupe chaque membre de l’équipe. Les initiatives, les interventions que prennent chaque collaborateur proposent une opportunité d’amélioration à toute l’équipe.
Le procédé de fonctionnement de la méthode Kanban
La méthode Kanban est une approche plutôt facile, mais la maîtrise de son fonctionnement requiert une certaine organisation. La méthode Kanban est structurée en tableau à colonnes en faisant appel à des cartes.
La démarche pour organiser les tableaux Kanban
Il est à noter que le tableau Kanban est un support visuel qui propose à toute l’équipe un affichage du workflow. Chaque étape du projet correspond à une colonne, comme le tableau est composé de 3 colonnes dont la structure est la suivante :
- La première colonne recense les tâches à réaliser ou « To do »
- La seconde colonne répertorie le travail en cours ou « Work in Progress (WIP) »
- La troisième colonne concerne les tâches réalisées ou « Done »
Pour les grands projets ou ceux qui sont plutôt complexes, 4 colonnes pourront substituer la seconde colonne et sa structure devient alors :
- Plan : une colonne qui désigne les tâches à planifier
- Develop : une colonne qui indique les tâches à développer
- Test : une colonne qui se rapporte aux tâches à tester
- Deploy : une colonne qui consiste au déploiement.
L’organisation des tâches avec des cartes ou des étiquettes
Les cartes ou les étiquettes, dans la méthode Kanban, désignent les tâches à faire. Les cartes Kanban sont des supports à déplacer progressivement de gauche à droite, d’une colonne à une autre, suivant l’évolution du projet. Essentiellement, les cartes indiquent la fluidité de l’avancement du projet. Dans le cas contraire, si plusieurs cartes s’accumulent sur une colonne, cela indique la présence de goulots d’étranglement qui pourraient compromettre le bon déroulement du projet et le risque de rater le deadline
Les informations requises à mentionner sur les cartes
Pour optimiser la méthode Kanban, il faut bien suivre le processus. Il ne faut pas laisser de côté certaines informations, tout doit figurer sur la carte, à savoir :
- Le titre de la tâche avec la référence et tous les détails
- Le responsable à qui sera assignée la tâche
- Les priorités chronologiquement représentées par P1, P2, P3
- La date de début et la date de fin de chaque tâche.
Quand solliciter la méthode Kanban ?
Le Chef de projet a souvent du mal à choisir l’outil avec lequel planifier le projet et organiser son équipe. On doit avoir recours à la méthode Kanban quand :
- On s’aperçoit qu’on n’arrive pas à garder un certain rythme pour la réalisation des tâches ou si les goulots d’étranglement sont difficiles à cerner
- L’ordre de priorité des tâches est compliqué pour l’équipe, ce qui influe sur les délais
- Le travail en cours et les prochaines tâches sont difficiles à saisir
- La communication ne passe pas au sein de l’équipe ou avec les autres entités
- On veut booster la collaboration et optimiser le rendement.
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